¿Qué es un programa de control horario?
Un programa de control horario para empresas es un software o aplicación informática especialmente diseñado para llevar el control de horas
trabajadas de los empleados de nuestra empresa.
Especialmente controlará y nos dará información de las horas de entrada y salida de nuestros trabajadores. También conocidos como programas de control de horario laboral o programas de control de fichajes de empleados, además de las entradas y salidas, nos pueden aportar información sobre ausencias, vacaciones, geolocalización de los trabajadores, rutas, …
Y por si te lo estabas planteando, sí, es obligatorio por Ley tener este control.
¿Es obligatorio utilizar un programa de control horario?
Sí, hay que cumplir con la Ley. En España, con carácter general, todas las empresas están obligadas a llevar un registro diario de la jornada
de sus trabajadores, y deberá incluir la hora concreta de inicio y finalización de la jornada.
La norma principal es el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre).
Este apartado establece literalmente que: «La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora».
¿Desde cuándo existe esta obligación?
Fue introducida mediante el artículo 10 del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores añadiendo el apartado 9.
Además, la empresa debe:
- Registrar diariamente la jornada.
- Registrar la hora de entrada y la hora de salida.
- Conservar los registros durante 4 años.
- Mantenerlos a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Es importante también conocer que la Ley no obliga necesariamente a utilizar un sistema concreto, es decir, podríamos usar papel y lápiz,
hojas de excel o las apps para fichar mas tecnológicas que haya en el mercado. Entendemos que mediante decisión empresarial o acuerdo, el sistema finalmente
utilizado sea claro, robusto, fiable y escalable en el tiempo.
¿Qué debe tener un buen software de control horario?
Lo principal, que cumpla con la Ley. Es decir, al menos deberíamos tener las entradas y salidas de todos nuestros empleados en algún formato, por ejemplo en
hojas de excel. Ahora bien, si además queremos tener un control adicional y tomar decisiones basadas en estos fichajes, deberíamos tener un
software que nos facilite este trabajo.
Otras características importante podrían ser:
- Fichajes desde móvil, tablet y ordenador
- Registro de entradas y salidas
- Gestión de vacaciones y ausencias
- Horas extras
- Geolocalización
- Control horario remoto
- Informes
- Exportación de registros
- Integración con nóminas
- Validación de registros
Y siempre de la forma mas simple y sencilla posible.
¿Cómo elegir un programa de control horario para una empresa?
Principalmente, sencillez. Consideramos que es lo mas importante, de nada nos sirve tener un programa supercompleto, con múltiples opciones,
si su uso es demasiado complejo. Si el fichaje de nuestros empleados es complicado o la gestión del día a día como gestor de la aplicación es
poco intuitiva, al final será un problema mas que una solución.
El registro de la jornada laboral deberá ser simple e intuitivo para el administrador de la aplicación y también para los empleados.
¿Y cuánto cuesta un programa de control horario?
Dependerá por supuesto del número de empleados que queramos controlar. No es lo mismo una empresa con 100 empleados que otra con únicamente 10. Sin embargo, en ambas, tanto en las grandes como en las mas pequeñas, tendremos que buscar un equilibrio en precio y sin compromiso de permanencia.
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